Тайм-менеджмент — искусство «повелевать» временем

Термин «тайм-менеджмент» появился еще в конце 70-х годов прошлого века в США. Краткое емкое определение послужило названием для целой науки. Последняя ищет ответ на актуальный вопрос: как в условиях современного скоростного ритма жизни, максимально эффективно выстроить рабочий день?

Профессиональные консультанты посвящают тайм-менеджменту объемные книги и многочисленные мастер-классы. Из их консультаций можно почерпнуть немало полезного. Но все-же любой набор правил, даже от признанного бизнес-гуру — субъективная вещь. Одним он подходит, другим — нет. И пусть, неукоснительное следование чужой теории — не для вас. Но базовые основы тайм-менеджмента вам всегда пригодятся.

Строим стратегию

Процесс управления рабочим временем требует тщательно продуманного плана. А держится такой план на 4-х «китах»:

1. Постановка цели.

2. Выбор приоритетов.

3. Определение поэтапных действий.

4. Контроль за ходом намеченного курса.

Процесс постановки цели специалисты называют сложным словом «цeлeполаганиe». Нужно четко понимать: что вы делаете, для чего вы это делаете и каким видите результат? Здесь нет места абстракции. Задача должна быть достижимой и укладываться в определенные сроки исполнения (день, месяц, полгода и т.д). Например, вы — риелтор и занимаетесь продажей помещений в Ярославле . Разбейте свою задачу на подцели: найти для клиента лучший в городе объект, наладить контакт с собственником, заключить сделку и т.д. На реализацию каждого этапа отведите актуальное время.

Расстановка приоритетов. Порой не всегда просто разобраться, что является главным, что второстепенным. Даже в рамках одного рабочего дня. Если все задачи имеют одинаковую важность, психологи советуют в первую очередь заняться самыми сложными и запутанными вопросами. Вам же будет лучше: «отстреляетесь» с утра (когда ваш мозг находится на пике активности) с проблемными пунктами, а на «десерт» оставите легкие задачи, не требующие особых хлопот. Вот вам и приятное завершение насыщенного трудового дня.

– Поэтапные действия расписывать во всех деталях, конечно, не имеет смысла. Ситуация часто меняется: то что было важным вчера, сегодня уже потеряло актуальность. Да у многих и не хватит терпения фиксировать каждый шаг. Этот пункт — всего лишь наметка ваших первоначальных действий. А дальше — ориентируйтесь по обстоятельствам.

– Контроль за выполнением плана — объективный взгляд на то, решаются ли поставленные задачи с нужной скоростью. На данном этапе вы вносите необходимые корректировки: меняете цели или отводите для их достижения больше времени, отказываетесь от неэффективных решений, рассматриваете новые варианты и т.д.

Работа над ошибками

Плодотворность нашей работы в течение дня может снижаться из-за ряда факторов. Причем, некоторые из них мы даже не рассматриваем как негативные. Тем не менее, они отнимают много полезного времени.

1. Постоянный просмотр рабочей почты. Понятно, что электронные сообщения — один из важнейших способов коммуникации между сотрудниками. Но отвлекаясь то на одно письмо, то на другое, мы теряем время на решение конкретной задачи. Лучше выделить на просмотр почты определенное время в течение дня — удобное для вас. А эксперты и вовсе советуют не открывать почту с утра (чтобы не «погрязнуть» в чужих вопросах), а сперва выполнить собственный намеченный план. Но это уже зависит от специфики работы: не все себе могут такое позволить. Скажем тот же риелтор. Если он ищет выгодное предложение для клиента по аренде торгового помещения в Ярославле — ему регулярно приходится просматривать рассылки о новых вариантах на рынке недвижимости, дабы не проиграть конкурентам.

2. Всплывающие уведомления. Мессенджеры (Скайп, Вотсап и т.д) — штука во многом полезная. Но всплывающие уведомления о новых сообщениях мешают сосредоточиться на работе. Закрыть такую «всплывашку» — секундное дело. Но сколько таких сообщений приходит в течение дня. Вот вам и потерянные рабочие минуты.

3. Решение нескольких задач одновременно. Конечно, есть среди нас такие, как Гaй Юлий Цeзарь. Они, подобно легендарному римскому правителю, могут одновременно и читать, и писать, и деловые разговоры вести. Но это — отдельные уникумы. Большинство же людей в режиме многозадачности выдает не очень эффективные результаты. Каждому дело — свое время.

Нет догмам

И напоследок напомним о том, с чего мы начали нашу статью. Советы популярных тренеров по тайм-менеджменту — по своему ценны. Но вы учитесь управлять своим временем, а не слепо следовать чужой системе. Не пытайтесь составить идеальный план. Не циклитесь на общепринятых правилах. Тайм-менеджмент существует для вас, но не наоборот.

источник